Com a criação de novos tributos pela reforma tributária, as empresas deverão adaptar seus sistemas de emissão de notas fiscais a novos layouts, considerando a inclusão de novos campos.
A reforma também altera a lógica da tributação de “origem” para “destino”, o que significa que o imposto será pago no local onde o consumidor final se encontra. Isso impõe a necessidade de ajustar os sistemas para calcular corretamente a tributação em diferentes estados e municípios, considerando a prerrogativa de cada Ente Federativo estabelecer a sua própria alíquota de Imposto sobre Bens e Serviços (IBS).
A adaptação, no entanto, vai além do módulo de emissão de notas fiscais, envolvendo uma mudança estrutural que impacta diversos outros processos e sistemas internos, como o controle de estoque, emissão de notas de débito e crédito, vendas, compras, contabilidade e financeiro.
A gestão do estoque, por exemplo, será diretamente impactada pela dinâmica de créditos de IBS e Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). Já o Imposto Seletivo, que não gera crédito, será tratado como custo.
A introdução do split payment exigirá adaptações no sistema de contas a pagar e de contas a receber, de forma a separar o montante dos impostos nas transações financeiras. Além disso, a conciliação dessas transações será crucial para garantir que o imposto retido e o valor pago ao fornecedor correspondam aos dados da nota fiscal, prevenindo erros.
O software de contabilidade precisará ser adaptado às novas regras contábeis, que ainda serão definidas e poderão afetar indicadores financeiros, como margem de lucro e EBITDA.
Os arquivos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) deverão ser gerados com as informações dos novos tributos, seguindo novos leiautes.
Os relatórios e dashboards, essenciais para o planejamento e controle, também deverão ser adaptados para refletir a nova realidade tributária.
Como se preparar
- Revisão geral dos processos: Mapeie os impactos em áreas como compras, vendas, fiscal, financeiro e TI, planejando a transição de forma coordenada.
- Atualização do ERP: Contate seu fornecedor para entender o cronograma de atualizações e os procedimentos de migração.
- Capacitação da equipe: Garanta que todos os colaboradores, não apenas os das áreas fiscal e da contábil, estejam atualizados sobre as novas regras.
- Planejamento: Antecipe-se à transição para evitar problemas de fluxo de caixa e rejeição de notas fiscais.
- Consultoria especializada: Considere a contratação de consultores fiscais, especialmente na fase de transição, para garantir o cálculo correto dos tributos.
- Sistemas gratuitos (MEI/ME): Para micro e pequenas empresas, o emissor gratuito do Sebrae é uma opção, mas a adaptação deve ser verificada diretamente com a entidade.
E converse com seu advogado especialista na área tributária.
